금융기관·거래처 조회서 — 회사가 준비할 것

회신은 감사인에게 직접 보내는 구조입니다

회계감사기준서 505 문단 7은 조회할 정보와 상대방의 선정, 조회서 작성·발송과 후속 요청을 감사인이 통제하도록 합니다. 회사 장부와 외부 상대방의 답이 서로 독립적으로 확인되어야 하기 때문입니다. 회사가 조회서를 받아 내용부터 맞춘 뒤 감사인에게 전달하면 회신의 신뢰성을 별도로 확인해야 할 수 있습니다.

전자조회가 가능한 금융기관은 정해진 시스템에서 진행하고, 서면조회는 상대방과 회신 경로를 확인합니다. 회사 담당자는 조회 동의나 금융기관의 본인 확인 절차를 도울 수 있습니다. 다만 사용하는 경로와 회신처는 감사인 안내에 맞춰야 합니다. 조회에 필요한 수수료와 준비 서류도 기관별로 다를 수 있습니다.

장부에 잡힌 잔액 외의 정보도 필요합니다

금융기관 목록을 작성할 때 현재 예금 잔액이 있는 곳만 적으면 대출·담보·보증 거래가 빠질 수 있습니다. 회사의 거래 관계와 장부 명세를 함께 확인하고 누락 가능성을 감사인에게 알려야 합니다. 감사인이 최종 조회 범위를 정할 수 있도록 회사가 알고 있는 정보를 먼저 제공하는 것입니다.

거래처 이름은 같은데 사업자나 거래 부문이 다른 경우, 본사와 지점이 잔액을 따로 관리하는 경우에는 누구에게 무엇을 확인할지 구분해야 합니다. 해외 거래처는 답변 담당자와 사용 언어도 미리 확인합니다. 담당자가 바뀌었거나 이메일이 반송되면 발송 뒤에야 이를 알기보다 명세를 준비할 때 고치는 편이 낫습니다.

회신이 없다고 자동으로 의견거절이 되는 것은 아닙니다

감사기준서 505 문단 12는 회신이 없는 경우 관련성 있고 신뢰할 수 있는 증거를 얻기 위한 대체 절차를 수행하도록 합니다. 채권의 이후 회수, 거래 증빙 등 다른 자료가 도움이 될 수 있지만 어떤 절차로 충분한지는 감사인이 판단합니다. 회사가 입금표 한 장을 보내면 모든 미회신이 해소된다고 정할 수는 없습니다.

반대로 적극적 조회의 회신 자체가 필요한 상황에서는 대체 절차가 필요한 증거를 제공하지 못할 수 있습니다. 문단 13은 이 경우 회신을 얻지 못한 상황이 감사와 감사의견에 미치는 영향을 판단하도록 합니다. 미회신을 무조건 사소한 지연으로 보거나, 하나만 없어도 무조건 보고서가 불가능하다고 설명하는 것 모두 정확하지 않습니다.

잔액 차이가 나면 기준일과 거래부터 확인합니다

회사 장부는 12월 말 잔액인데 거래처는 답변한 날의 잔액을 적는 경우가 있습니다. 결산일 직전 송금이 상대방 장부에 다음 해에 반영된 경우도 생각할 수 있습니다. 이런 차이는 기준일과 입출금·거래 자료를 맞춰 확인합니다. 차이가 있다는 사실만으로 즉시 오류라고 단정하지 않지만, 설명 없이 잔액을 맞춰 회신 내용을 바꾸어서도 안 됩니다.

회사는 발송 준비 담당자와 차이 확인 담당자를 정하고, 감사인이 확인을 요청하면 원자료를 전달합니다. 거래처에 회신을 부탁할 때도 답변 내용을 지정하거나 금액을 수정하도록 유도하지 않습니다. 조회는 회사가 감사인을 대신해 답을 모으는 업무가 아니라 외부 증거를 확인하는 감사 절차입니다.