자금·회계 업무를 한 사람이 맡는 회사의 내부통제

서류의 승인과 실제 이체 권한은 다를 수 있습니다

지출결의서에 대표님 결재가 있어도 담당자가 인터넷뱅킹에서 수취 계좌를 바꾸거나 승인 없이 이체할 수 있다면 지급 통제에 빈틈이 남습니다. 규정에 적힌 승인권자와 은행·전산시스템의 실제 권한이 일치하는지 확인해야 합니다. 담당자가 바뀌었는데 과거 권한과 예비 인증수단이 남아 있는 경우도 같이 봅니다.

확인할 것은 누가 담당하느냐만이 아닙니다. 지급을 요청한 사람이 계좌를 등록·수정할 수 있는지, 송금 승인과 실행을 혼자 할 수 있는지, 자기 전표를 승인 없이 장부에 반영할 수 있는지를 나누어 봅니다. 권한을 여러 명에게 주었다고 해서 서로의 업무를 실제로 확인하는 것은 아닙니다.

장부 대사는 원본 자료와 해야 합니다

같은 담당자가 만든 자금일보와 장부를 비교하면 두 자료에 같은 오류가 들어 있을 수 있습니다. 은행의 거래 내역과 잔액을 확인하고, 회사가 파악한 계좌 목록에 빠진 계좌가 없는지도 살펴야 합니다. 차입이나 담보 등 잔액표만으로 드러나지 않는 거래는 별도 근거가 필요합니다.

예를 들어 거래처 지급 계좌가 바뀌었다면 이전에 쓰던 연락 경로로 변경 사유를 확인하고, 등록한 계좌와 실제 송금 계좌가 같은지 점검할 수 있습니다. 이것은 회사에 맞추어 검토할 절차의 예시입니다. 모든 회사에 동일한 주기나 지급 한도를 적용하라는 법정 기준은 아닙니다.

사람을 늘리기 어렵다면 검토 권한을 실질적으로 둡니다

인원이 적어 모든 업무를 다른 사람에게 맡기기 어렵다면 대표님이나 별도 검토자가 어디에서 개입할지 정해야 합니다. 지급 승인만 하는지, 신규 계좌와 계좌 변경도 보는지, 예외 이체와 전표 수정 내역까지 확인하는지가 중요합니다. 검토자가 자료에 접근할 수 없거나 담당자의 설명만 듣는다면 독립적인 확인이 되기 어렵습니다.

인증수단을 보관하는 사람과 실제 송금 승인권자, 회계 전표를 입력하는 사람의 권한도 함께 봅니다. 점검한 내용과 발견한 차이, 후속 조치를 기록해야 같은 문제가 반복되는지 알 수 있습니다. 회사의 거래량과 위험에 맞춰 운영할 수 있는 방법을 정하되, 결재서 한 장을 추가하는 것으로 끝내지는 않습니다.

외부감사가 회사의 자금 점검을 대신하지는 않습니다

감사기준서240은 부정·오류의 예방과 발견에 대한 주된 책임을 회사의 경영진과 지배기구에 둡니다. 외부감사인은 재무제표에 중요한 왜곡표시가 없는지에 관한 합리적 확신을 얻는 업무를 수행합니다. 감사를 적절히 수행해도 발견되지 않는 왜곡표시의 위험은 남습니다. 적정의견이 모든 횡령이나 모든 자금거래를 확인했다는 뜻은 아닙니다.

법정 내부회계관리제도 의무가 있는 회사에는 별도의 운영·평가·보고 절차도 있습니다. 외감법 제8조는 대표자가 매 사업연도에 주주총회·이사회·감사에게 운영실태를 보고하도록 하며, 회사의 감사는 이를 평가해 정기총회 1주 전까지 이사회에 보고합니다. 일상 자금 통제와 이 법정 보고를 같은 절차로 보아서는 안 됩니다.

회계감사의 확인 범위와 회사가 직접 운영할 통제를 구분해 안내드립니다.